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Uso de hojas y áreas restringidas en las hojas de cálculo de Google Drive

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Una de las mejores características de las hojas de cálculo de Google Drive es poder usarlas para trabajar con varios usuarios a la vez ubicados de forma remota. Una particularidad que le confiere una potencia a su uso que otros empiezan a copiar. Ya debemos conocer que los documentos en Drive se pueden compartir con otros usuarios en la opción de editar, puede hacer modificaciones; comentar, puede ver y comentar aspectos del documento; y ver, opción con la que el usuario solo puede ver el documento.

Así el trabajo colaborativo en las hojas de cálculo nos permite introducir, editar y modificar datos, así como modificar el formato de las mismas mientras varios usuarios trabajan en la misma a la vez en tiempo real.

Esto nos permite aprovechar esa fuerza de trabajo al máximo por muy distantes que estén entre si los usuarios de la hoja.

También puede ocasionar inconvenientes si los usuarios pueden acceder, para su edición, a todas las hojas o intervalos de celdas ya que pueden modificar valores o fórmulas que sólo un grupo determinado de ellos puede variar. Puede ser para calcular un precio IVA incluido, donde no nos interesa que se pueda modificar la fórmula con el porcentaje de IVA, porque solo están ahí a modo informativo o por cualquier otra razón que no nos permita arriesgar a que un usuario particular la modifique.

Para ello existe la opción de hojas e intervalos protegidos en las hojas de cálculo.

Esta opción nos permite delimitar la hoja o intervalo de la hoja que queremos proteger de modificaciones indeseadas y de quien protegerlo.

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Como podemos configurar más de una hoja o intervalo protegido nos pide que demos un nombre o descripción a la parte que vamos a proteger, confirmes el intervalo u hoja a proteger y, después, pulsar sobre establecer permisos.

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En nuestro ejemplo quedaría así:

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Ahora podemos modificar uno a uno los usuarios de los que queremos proteger esa hoja o intervalo:

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En este caso optamos por configurar en solo comentar, para que el usuario no mantenga los permisos de edición que tiene para toda la hoja en esa parte en concreto.

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Damos a guardar cambios y mientras nosotros vemos la hoja en el formato normal,

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el usuario con restricciones verá las áreas restringidas con un sombreado:

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Esto nos ahorrará preocupaciones y problemas cuando trabajamos en equipo o consultamos nuestra hoja con otros usuarios.

Guarda este documento en tu Google Drive.

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